毎日、忙しくて、やらなければいけないことがどんどん溜まっていく。どんどん溜まれば、溜まるほど、どこから手をつければいいのか分からなくなる。こんな悪循環に陥ってしまうこと、よくありますよね。
与えられた時間はみんな等しく、1日24時間。この時間を上手に活用し、やることを効率的に処理して、満足度の高い1日を送ってみませんか?
そこで、今回は、TO DOリストの使い方を工夫し、頭の中を整理しつつ、処理効率を上げていくヒントをご紹介!記事末には、おすすめの無料「TO DO リストアプリ」もリストアップしました。ぜひ、参考にしてくださいね。
TO DO リストとは?

TO DO リストとは、その名の通り、やることを分かりやすくリストアップしたもの。最近は、無印良品やセリアなどの100均でもTO DO リスト用の用紙や付箋などが販売されています。
やることを可視化できるので、頭の中を整理しやすく、処理効率が上がります。
TO DO リスト導入のメリット
やらなければならないことの全体量が可視化できる
やらなければならないことの抜けを防げる
優先順位をつけやすくなる
完了、未完を把握しやすくなる
使い勝手のいい「TO DO リスト」を作るコツ5選
TO DO リストは、やることを紙の上にただ、羅列していけばいいわけではありません。いかに分かりやすく、すっきりと処理していけるように書くかということがとても大切。TO DO リストを上手に作るコツを見ていきましょう。
1.ひとつの作業をひとつの項目とする

作業はひとつずつ、区切りをつけて、完了、未完がひと目で分かるように組み立てましょう。例えば、「お風呂場の掃除」というように、大きなくくりにしてしまうと、途中で作業をやめることができなくなってしまうということも…。
「お風呂の掃除」をタスクとするならば、「浴槽の掃除」、「鏡の掃除」、「床・天井の掃除」というように、ひとつひとつの作業を分解しておくと、隙間時間で処理できることが劇的に増えます。
2.優先順位をつける

作業は、内容の重要度や緊急度に合わせて、4つに分類。①~④まで番号をつけたり、マーカーで色分けしておくと、視認性がアップします。
「すぐやる」→重要度も緊急度も高く、できるだけはやく処理した方がよいタスク
「今日やる」→重要度も緊急度もそこそこ。でも、放置しておくことはできないタスク
「〇日までにやる」→今日やる必要はないけれど、期限が決まっているタスク
「スキマ時間でやる」→今すぐやる必要はないけれど、時間があったらやりたいタスク
「すぐやる」と「今日やる」の違いを見極めることは案外難しいもの。迷ったら、「すぐやる」の方のタスクに入れましょう。時間は湧き出てくるものではありません。実行力のある人は、なんでも「すぐやる」ことができる人。「すぐやる」に入れておくことで、迅速に処理できるようになりますよ。
3.具体的な行動を書く

作業はできるだけ、具体的に、一目で何をすればいいか分かるように書きます。例えば、学校の書類を作成しなければならないとき、「学校の書類」と書くより「欠席届を記入する」と書いた方が分かりやすいですよね。
4.終了したら、完了マークを入れる

作業が終わったら、完了マークを入れたり、タスク自体に線を引いたりします。やらなければならない全体量に対して、どれくらいの事柄が終了しているのかの目安になります。完了が増えていくと、達成感も味わえますよ。
5.自分に適したフォーマットを選ぶ

作業の進め方やその人のライフスタイルによって、TO DO リストに適したフォーマットは異なります。
主なTO DO リスト用フォーマット
- ノートやメモ帳・手帳
- 付箋
- パソコンやスマホのアプリ
それぞれ、どのフォーマットも、メリット・デメリットがあります。初心者さんは、期間を決めて、どの方式が一番、自分に合うか、すべてのフォーマットをトライしてみてもいいですね。
ノートやメモ帳・手帳

おすすめの人:普段から紙の手帳を使っている人、ノートやルーズリーフを持ち歩く学生さん
メリット
- 簡単に書ける・思い立ったらすぐ書ける
- 持ち運びしやすい
- 字の大きさを調節しやすい
デメリット
- 手書きが面倒
- 終わらなかったタスクを別ページに書き直す必要がある
ノートやメモ帳、手帳といった束になっている紙類は、終了したタスクも後から振り返ることができます。どれだけのタスクを進められたのか、達成感を味わいやすいフォーマットのひとつ。一日を通して、どんな作業を行っていたのか、振り返ることができるので、日記代わりにすることもできますよね。
その日のうちに終わらなかったタスクは、別のページに書き直す必要があるという点はデメリットであるといえます。手で書くことが苦にならない人におすすめのフォーマットです。
付箋

おすすめの人:視認性を求める人、タスクの並べ替えが多い人
メリット
- 全体量の把握が簡単
- 書き終わった後にグルーピングできる
- 終わらなかったタスクの移動が簡単
- 他の家族とタスクを共有することができる
デメリット
- 手書きが面倒
- 紛失するリスクがある
付箋もTO DO リストに使いやすいフォーマットのひとつ。手帳などに貼り付けて使うこともでき、タスクの移動も簡単です。また、例えば「宅配ボックスから荷物を回収」というように、他の家族でもできる作業については、家族に付箋ごと渡して、作業自体をお願いするといった使い方もできます。受け取った家族は、財布や手帳に貼り付けておけば、タスクを忘れることがありませんよね。こうしたタスクの共有で、名もなき家事の手間を減らしていくこともできるかもしれません。
ただ、裏面の糊が弱いと、いつの間にか、どこかにいってしまったという紛失のリスクもあります。書き終わった付箋はクリアファイルの内側に貼り付けたり、通し番号をつけておいたりすることで、紛失のリスクを軽減することができますよ。
パソコンやスマホのアプリ

おすすめの人:パソコンやスマホでの作業時間が長い人、外出など移動の多い人
メリット
- 家族や他の人と、タスクを共有できる
- リマインド機能で、処理忘れを防げる
- パソコンとスマホを同期させて利用できる
デメリット
- 端末を立ち上げなければならない
普段から、パソコンやスマホに触れいている時間が長い人にとっては、アプリやクラウドサービスなどを使うTO DO リストも便利です。家族とタスクを共有したい時には特に活用度は大きいですね。
また、リマインド機能を使うことで、指定した時間に処理したい事柄を思い出すことができるという点もアプリの利点のひとつ。紙に書いたものは、見ていなかったり、忘れてしまったりすれば、まったく意味がなくなってしまいます。
TO DO リストアプリのおすすめ5選
Google ToDo リスト

Googleアカウントと連携して、タスク管理を行うアプリ。期日やコメントも入力できるので、タスクの詳細な把握が可能です。カテゴリー分けや、サブタスク追加など、機能的にも充実しています。
ToDoリスト 1画面チェックリストのタスク管理

シンプルなTO DO リストアプリ。メモ用紙などの紙を使ったTO DO リストに近い感覚で使用できます。右スワイプで色付けもできるので、優先順位を際立たせたい時にも便利。アプリでのTO DO リスト管理初心者さんにおすすめ。
Microsoft To Do

Microsoft公式が提供しているToDoリストアプリ。シンプルで分かりやすく、1日の予定をぱっと把握することができます。日時指定でリマインダー機能もあり。
Todoist: ToDoリスト・タスク管理・リマインダー

優先順位をつけられるTO DO リストアプリ。期限と1~4までの優先度が決められるので、優先度の高いタスクだけを処理したい時や、スキマ時間でできるタスクだけを見たい時などにも便利。
付箋メモ帳型ToDoリスト
カラフルで可愛らしい、付箋型のTO DO リストアプリ。カラーや文字の大きさ、付箋の透明度など、見た目にこだわったリストを作成できます。
まとめ
TO DO リストは書き方、使い方次第で、自分にとってもっと、もっと価値あるものにレベルアップさせることができます。TO DO リストを活用して、時間を効率的に使い、明日の自分を向上させていきましょう!