TO DOリストの使い勝手を良くするコツ5選＊時間を効率化＆頭を整理しよう

毎日、忙しくて、やらなければいけないことがどんどん溜まっていく。どんどん溜まれば、溜まるほど、どこから手をつければいいのか分からなくなる。こんな悪循環に陥ってしまうこと、よくありますよね。

与えられた時間はみんな等しく、1日24時間。この時間を上手に活用し、やることを効率的に処理して、満足度の高い1日を送ってみませんか？

そこで、今回は、TO DOリストの使い方を工夫し、頭の中を整理しつつ、処理効率を上げていくヒントをご紹介！記事末には、おすすめの無料「TO DO リストアプリ」もリストアップしました。ぜひ、参考にしてくださいね。

TO DO リストとは？
使い勝手のいい「TO DO リスト」を作るコツ5選
TO DO リストアプリのおすすめ5選
まとめ

TO DO リストとは？

TO DO リストとは、その名の通り、やることを分かりやすくリストアップしたもの。最近は、無印良品やセリアなどの100均でもTO DO リスト用の用紙や付箋などが販売されています。

やることを可視化できるので、頭の中を整理しやすく、処理効率が上がります。

TO DO リスト導入のメリット

やらなければならないことの全体量が可視化できる
やらなければならないことの抜けを防げる
優先順位をつけやすくなる
完了、未完を把握しやすくなる

使い勝手のいい「TO DO リスト」を作るコツ5選

TO DO リストは、やることを紙の上にただ、羅列していけばいいわけではありません。いかに分かりやすく、すっきりと処理していけるように書くかということがとても大切。TO DO リストを上手に作るコツを見ていきましょう。

1.ひとつの作業をひとつの項目とする

作業はひとつずつ、区切りをつけて、完了、未完がひと目で分かるように組み立てましょう。例えば、「お風呂場の掃除」というように、大きなくくりにしてしまうと、途中で作業をやめることができなくなってしまうということも…。

「お風呂の掃除」をタスクとするならば、「浴槽の掃除」、「鏡の掃除」、「床・天井の掃除」というように、ひとつひとつの作業を分解しておくと、隙間時間で処理できることが劇的に増えます。

2.優先順位をつける

作業は、内容の重要度や緊急度に合わせて、4つに分類。①～④まで番号をつけたり、マーカーで色分けしておくと、視認性がアップします。

「すぐやる」→重要度も緊急度も高く、できるだけはやく処理した方がよいタスク
「今日やる」→重要度も緊急度もそこそこ。でも、放置しておくことはできないタスク
「〇日までにやる」→今日やる必要はないけれど、期限が決まっているタスク
「スキマ時間でやる」→今すぐやる必要はないけれど、時間があったらやりたいタスク

「すぐやる」と「今日やる」の違いを見極めることは案外難しいもの。迷ったら、「すぐやる」の方のタスクに入れましょう。時間は湧き出てくるものではありません。実行力のある人は、なんでも「すぐやる」ことができる人。「すぐやる」に入れておくことで、迅速に処理できるようになりますよ。

3.具体的な行動を書く

作業はできるだけ、具体的に、一目で何をすればいいか分かるように書きます。例えば、学校の書類を作成しなければならないとき、「学校の書類」と書くより「欠席届を記入する」と書いた方が分かりやすいですよね。

4.終了したら、完了マークを入れる

作業が終わったら、完了マークを入れたり、タスク自体に線を引いたりします。やらなければならない全体量に対して、どれくらいの事柄が終了しているのかの目安になります。完了が増えていくと、達成感も味わえますよ。

5.自分に適したフォーマットを選ぶ

作業の進め方やその人のライフスタイルによって、TO DO リストに適したフォーマットは異なります。

主なTO DO リスト用フォーマット

ノートやメモ帳・手帳
付箋
パソコンやスマホのアプリ

それぞれ、どのフォーマットも、メリット・デメリットがあります。初心者さんは、期間を決めて、どの方式が一番、自分に合うか、すべてのフォーマットをトライしてみてもいいですね。

ノートやメモ帳・手帳

おすすめの人：普段から紙の手帳を使っている人、ノートやルーズリーフを持ち歩く学生さん

メリット

簡単に書ける・思い立ったらすぐ書ける
持ち運びしやすい
字の大きさを調節しやすい

デメリット

手書きが面倒
終わらなかったタスクを別ページに書き直す必要がある

ノートやメモ帳、手帳といった束になっている紙類は、終了したタスクも後から振り返ることができます。どれだけのタスクを進められたのか、達成感を味わいやすいフォーマットのひとつ。一日を通して、どんな作業を行っていたのか、振り返ることができるので、日記代わりにすることもできますよね。

その日のうちに終わらなかったタスクは、別のページに書き直す必要があるという点はデメリットであるといえます。手で書くことが苦にならない人におすすめのフォーマットです。

付箋

おすすめの人：視認性を求める人、タスクの並べ替えが多い人

メリット

全体量の把握が簡単
書き終わった後にグルーピングできる
終わらなかったタスクの移動が簡単
他の家族とタスクを共有することができる

デメリット

手書きが面倒
紛失するリスクがある

付箋もTO DO リストに使いやすいフォーマットのひとつ。手帳などに貼り付けて使うこともでき、タスクの移動も簡単です。また、例えば「宅配ボックスから荷物を回収」というように、他の家族でもできる作業については、家族に付箋ごと渡して、作業自体をお願いするといった使い方もできます。受け取った家族は、財布や手帳に貼り付けておけば、タスクを忘れることがありませんよね。こうしたタスクの共有で、名もなき家事の手間を減らしていくこともできるかもしれません。

ただ、裏面の糊が弱いと、いつの間にか、どこかにいってしまったという紛失のリスクもあります。書き終わった付箋はクリアファイルの内側に貼り付けたり、通し番号をつけておいたりすることで、紛失のリスクを軽減することができますよ。